Juhised teadmussiirde ürituse korraldajale

SÜNDMUSE EELSELT

Sündmuse ettevalmistamise käigus täidab korraldaja vähemalt järgmised ülesanded:

• valmistab ette sündmuse sisu kooskõlas sihtrühma ootuste ja vajadustega
• kavandab sündmuse tehnilise korralduse sh valib ürituse toimumiseks sobiva aja ja koha lähtudes Tellija eesmärkidest ja juhistest, leiab sobilikud ruumid ja vajaliku tehnika sh vajadusel virtuaalkeskkonnas, korraldab vajadusel ürituste salvestamise, veebiülekande ja videomaterjali montaaži;
• kaasab pädevad esinejad, moderaatorid ja korraldusmeeskonna ning tagab nendevahelise infovahetuse ja lepib vajadusel kokku tasustamise
• KSM, MULD, VESI kohustuslike koolituste puhul lisatakse sündmusele vastav märge:
  “Infopäev/koolitus vastab Keskkonnasõbraliku majandamise (KSM), piirkondliku veekaitse (VESI) ja piirkondliku mullakaitse (MULD) toetuste kohustusliku koolituse nõuetele.  Kui soovite toetust mitmele ettevõttele, lisage registreerimisel kõikide ettevõtete registrikood ja nimi.”
• kooskõlastab kava Tellija esindajaga (eesmärk, vajadusel õpiväljundid, päevakava, toimumise aeg ja koht, lektorid) vähemalt 15 tööpäeva enne sündmust
• täiendkoolituse korraldamisel tagab koolituse vastavuse täiskasvanute koolituse seaduse nõuetele sh tagab osalejatele tunnistuste väljastamise
• kavandab sündmusi hajusalt üle Eesti. Tellimuses täpsustatud juhtudel ka vene- ja ingliskeelsele sihtrühmale
• sisestab sündmuse info asjakohases vormis pikk.ee keskkonda vähemalt 15 tööpäeva enne ürituse toimumist
• kohapealsete sündmuste puhul varustab asukoha suunaviitadega
• kuupäeva planeerimisel võtab arvesse taluniku aastaringi ja pikk.ee kalendris juba olemaolevaid ürituste kuupäevi 

EELREGISTREERIMINE

• Korraldaja korraldab eelregistreerimise vabalt valitud veebivormi kaudu ja kogub osalejate andmed Tellija etteantud osalejate registreerumisvormile
• Vajadusel saab Tellija abistada registreerimisplatvormi (nt pikk.ee) kasutamisega
• GDPR: registreerimisel tuleb järgida isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõudeid. Registreerumisvormil peab olema osalejale kuvatud andmete kasutamise teavitus:

Tavaline kohapealne või veebiüritus
“Vajame Teie andmeid üritusele registreerimiseks, info edastamiseks ja (kontaktse puhul) osalemise tõendamiseks allkirjaga. Teie nimi kuvatakse ühisel registreerumislehel ja peale sündmust saadetakse teile tagasisidevorm. Andmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega.”

KSM, MULD või VESI kohapealne üritus
“Vajame teie andmeid üritusele registreerimiseks, info edastamiseks ja osalemise tõendamiseks (sh allkirjade kogumiseks). Vajadusel edastatakse andmed PRIA-le toetuse saamiseks. Teie nimi kuvatakse ühisel registreerumislehel ja peale sündmust saadetakse teile tagasisidevorm. Andmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega.”

KSM, MULD või VESI veebiüritus
“Vajame teie andmeid üritusele registreerimiseks ja info edastamiseks. Vajadusel edastatakse andmed PRIA-le toetuse saamiseks. Teie nimi kuvatakse ühisel registreerumislehel ja peale sündmust saadetakse teile tagasisidevorm. Andmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega.”

• Kui osaleja soovib taotleda toetust mitmele ettevõttele, tuleb registreerimisel esitada kõikide ettevõtete registrikoodid ja nimed.
• Osalejaks loetakse inimene, kes on olnud kohal vähemalt poole sündmuse ajast. Veebiüritustel osalemist kontrollitakse logikestuse põhjal.

SÜNDMUSE AJAL

Korraldaja:

• tagab sündmuse sujuva ja professionaalsel tasemel korralduse läbiviimise
• on varakult kohal (vähemalt 30 minutit enne sündmuse algust, oleneb ettevalmistuste mahust) ja tagab ligipääsu sündmuse asukohale sh virtuaalkeskkonnale
• võtab vastu osalejad, kohapealsete sündmuste puhul palub neil allkirjastada registreerimisleht
• veebisündmuste puhul tagab virtuaalkeskkonna sujuva toimimise kogu ürituse vältel, tõrgete korral tagab kohese tehnilise toe
• tagab esitlustehnika tõrgeteta toimimise, vajadusel korraldab saalimikrofoni teeninduse,
• korraldab ava-, vahe- ja esitlusslaidide esitlemise ja tagab teavitamisnõuete kasutamise
• assisteerib esinejaid ja moderaatoreid
• sündmuse lõpus korraldab tagasiside kogumise kas paberkandjal või veebikeskkonnas (nt QR koodi kasutades);
• vajadusel jäädvustab sündmusi fotodel (sel juhul vajalik küsida registreerimise osalejatelt luba fotode tegemiseks)

SÜNDMUSE JÄRGSELT

Korraldaja:

• kogub osalejate tagasiside 14 päeva jooksul peale sündmuse toimumist seades eesmärgiks võimalikult suure vastanute osakaalu ja esitab tagasiside tellijale vastavalt p. 5 toodud tingimustele
• edastab osalejate registreerumislehed Tellijale
• KSM, MULD, VESI koolituste puhul: Täitja sisestab andmed osalejate kohta PRIA e-teenuste keskkonda. Andmete sisestamiseks e-PRIA-sse tuleb infopäeva, täienduskoolituse või konverentsi korraldajal registreeruda e-PRIA kliendiks ning sõlmida PRIA-ga vastavasisuline e-PRIA kasutamise leping koolituse andmete edastamiseks
• edastab sündmusel osalenutele ja tellijale e-posti teel sündmusel kasutatud esitlusmaterjalid, viited jm
• vajadusel üritusel osalenutele kirjade jms info (nt viited ürituste materjalidele) saatmine e-posti teel
• võimalusel anda materjalid (nt juhendid, ettekanded, slaidid, monteeritud videosalvestus jms) Tellijale üle elektrooniliselt või kokkulepitud kujul. Tellija avaldab need autorite loaga AKIS teabesalves, veebilehel www.pikk.ee või muus samaväärses veebikeskkonnas vähemalt raamlepingu kehtivuse lõpuni
• edastab vajadusel kuvatõmmised ja/või fotod tellijale esimesel võimalusel;
• vajadusel korraldab ürituste   videosalvestuste   monteerimise   klippideks   ja   edastab need tellijale esimesel võimalusel
• esitab hiljemalt 14 päeva jooksul peale sündmuse toimimist üleandmis- vastuvõtmisakti vormistamiseks Tellijale vajalikud materjalid (vt punkti “Dokumentide esitamine ja tasumine”
• peale üleandmise-vastuvõtmise akti mõlemapoolset allkirjastamist esitab Tellijale e-arve

NÕUDED RUUMIDELE JA TOITLUSTUSELE

• Kohapealseks sündmuseks sobiv ruum on piisava suuruse ja istekohtade arvuga, ligipääsetav liikumispuudega inimestele ning hea valgustuse, ventilatsiooni, temperatuuriga ja ligipääsuga tualettruumile. Ruum peab vajadusel võimaldama ligipääsu  füüsilise puudega (eelkõige liikumispuudega) inimestele.
• Veebisündmusteks sobiv virtuaalkeskkond:
  • töötab sujuvalt ka suurte osalejate arvude juures;
  • on osalejatele ja esinejatele lihtsasti käsitletav;
  • töötab eri seadmetel (arvuti, mobiil, tahvel) ja brauserites,
  • võimaldab osalejate sisselogimist ees ja perekonnanimega ja osalemise jälgimist kogu sündmuse kestel (nt logid)
  • võimaldab vajadusel erinevaid õppetegevusi (küsimust esitamine, vestlus, videod, küsitlused, ülesanded, arutelud jms)
  • võimaldab kõrgekvaliteedilist video- ja heli edastust

• • ekraanijagamist, esitluste ja dokumentide jagamist
• Kui virtuaalplatvorm ei võimalda logide põhjal detailset tõendust osalemise kohta, võib osalemise kinnitamiseks kasutada kuvatõmmiseid, fotosid või digitaalselt allkirjastatud nimekirju.

• Hübriidsündmuse puhul peab lisaks eeltoodule olema tagatud tehniline võimekus reaalajas veebiülekandeks, küsimuste esitamiseks nii kohapeal kui veebis ja vajadusel ka sündmuse salvestuseks.
• Korraldaja tagab kulutõhusa toitlustuse, majutuse ja transpordi vastavalt esitatud hinnapakkumisele pidades silmas ürituste kestust:

< 6 akadeemilist tundi: vähemalt üks kohvipaus (vesi, tee, kohv, kerged suupisted)

≥ 6 akadeemilist tundi: vähemalt üks kohvipaus ja lõunasöök (vesi, tee, kohv soe söök või toekam salat)

• Toitlustuse korraldamisel pakkuda võimalusel mitmekesist valikut ja arvestada toidutalumatuste ja toidueelistustega (nt vegan, gluteenitalumatus, laktoositalumatus)

LOGOD JA SÜMBOOLIKA

Kõigi sündmuste puhul tuleb:

• kasutada Euroopa Liidu logo ja teksti „Rahastanud Euroopa Liit“ kui sündmus on 100% rahastatud AKIS toetusest või „Kaasrahastanud Euroopa Liit“ kui sündmus on rahastatud AKIS tegevustest osaliselt. 
• kasutada tellija etteantud AKIS sümboolikat
• esitada sümboolikat:
  • sündmuspaigas (nt A4-formaadis plakat)
  • esitluste esimesel ja viimasel slaidil
  • jaotusmaterjalidel ja osalejate nimekirjadel

Alus: Euroopa Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2022/129, 21. detsember 2021; Regionaalministri 30. mai 2024 käskkiri nr 171; täpne juhis PRIA kodulehel (ÜPP SK 2023–2027 objektide tähistamine).

AUTORIÕIGUSED JA LITSENTSID

Kõik ürituse käigus loodud või kasutatavad teabematerjalid (nt slaidid, käsiraamatud, videod, fotod, juhendid jm) tuleb anda tellijale üle koos tasuta lihtlitsentsiga. See tähendab, et Tellijal on õigus neid materjale kasutada, levitada, muuta ja anda edasi kolmandatele isikutele, sh teha need avalikult kättesaadavaks, ilma täiendava tasu või geograafilise piiranguta.

Autor annab lihtlitsentsi kogu autoriõiguste kehtivuse ajaks ning vajadusel sõlmitakse selgesõnalised litsentsilepingud. Litsentsitasud ja muud sellega seotud kulud kaetakse korraldaja poolt.

Korraldaja tagab, et ta ei riku teiste autorite õigusi ning kui kasutatakse kolmandate isikute loodud materjale, peab nende kasutamiseks olema vastav luba. Tellijale tuleb edastada ka teave nende õiguste kohta. Lõplikud materjalid (nt trükifailid, fotod, salvestused jms) tuleb anda tellijale üle elektrooniliselt või kokkulepitud kujul. Tellija avaldab need materjalid AKIS teabesalves, veebilehel www.pikk.ee või muus samaväärses veebikeskkonnas.

TEABEMATERJALID

Lisaks sündmustega seotud teabematerjalidele võib Tellija tellida ka iseseisvaid, teavituseesmärgiga materjale, nagu käsiraamatud, juhendid või kogumikud. Siia alla kuuluvad näiteks trükised, mida ei seota konkreetse sündmusega, või konverentside põhjal koostatavad kogumikud.

Teabematerjalile (tervikteosele) märgitakse autoriõigused:

„Materjal valmis Maaelu Teadmuskeskuse tellimusel. Kõik autoriõigused on kaitstud. Väljaandmist toetas Eesti põllumajanduse teadmussiirde- ja innovatsioonisüsteem (AKIS) ning Euroopa Liit.“

Materjalid (nt juhendid, ettekanded, slaidid jms) tuleb anda tellijale üle elektrooniliselt või kokkulepitud kujul. Tellija avaldab need materjalid AKIS teabesalves, veebilehel www.pikk.ee või muus samaväärses veebikeskkonnas.

DOKUMENTIDE ESITAMINE JA TASUMINE

Tellija tasub korraldaja esitatud üleandmis-vastuvõtmisakti ja korrektse arve alusel, kuid mitte sagedamini kui kord kuus.

Üleandmis-vastuvõtmise aktile lisada:

• sündmuse kava (eesmärk, päevakava, koht, lektorid)
• osalejate arv ja osalejate nimekiri (kohapeal osalenute allkirjastatud nimekiri ja veebiürituse puhul logi kestusega nimekiri)
• töötlemata kujul tagasisideandmestik (nt Excel või CSV)
• korraldaja hinnang sündmuse mõjule ja peamised õppetunnid (vabas vormis)

Juhul kui sündmuse raames on loodud lisamaterjale, esitatakse koos aktiga ka:

• järelvaatamise link veebisündmusest
• teabematerjalid, lektorite ettekanded, monteeritud videosalvestused ja muud asjakohased materjalid

Tasumine toimub peale akti allkirjastamist. Arve tuleb koostada e-arvena tähtajaga 21 kalendripäeva. Kui osalejate arv on väiksem minikonkursi tingimustes määratud miinimum, võib tellija tasu vähendada või sellest loobuda.

TELLIJA POOLT ANTAV TEAVE JA TUGI

Tellija tagab  korraldajale:

• registreerumislehe vormid
• vajadusel võimaluse korraldada elektroonilist registreerimist pikk.ee keskkonnas
• tagasiside küsimustiku vormi kohustuslike küsimustega
• rahastuse logod ja AKIS sümboolika

Tellija aitab selgitada:

• sihtrühma vajadusi ja ootusi
• teeb pikk.ee avalikult kättesaadavaks AKIS sündmuste tagasiside ja osalejat ettepanekud uute teemade kohta
• üldist eesmärki ning vajadusel aitab sõnastada õpiväljundid

Selles kataloogis leiad AKIS tegemiste illustratsioonid png formaadis (klõpsamisel laeb alla ZIP kataloogi)

AKIS muster horisontaalne 

AKIS muster suur

Siin kataloogides on AKIS mustrite erinevaid versioone 

• AKIS stiiliraamat (pdf)
• AKIS bännerid (pdf ja jpg failid)
• AKIS mustrid 1 (Zip kataloog wmf failidega)
• AKIS mustrid 2 (Zip kataloog wmf failidega)
• AKIS mustrid 3 (Zip kataloog wmf failidega)